Les conseils Intervac avant de remplir votre contrat d'échange de maison
La communication et la bonne entente sont essentielles pour réussir vos vacances échange : si vous pouvez communiquer par e-mail, la conversation téléphonique avec votre correspondant peut s’avérer très constructive, avant d’envisager la signature d’un contrat d’échange. N’hésitez pas à prendre votre téléphone, vous pouvez ainsi faire connaissance et obtenir plus d’informations.
Lorsque votre accord de principe est établi avec votre correspondant, nous vous recommandons vivement de remplir le contrat proposé dans votre espace membre. Le contrat est valable pour tout type de transaction Intervac France.
Un contrat conjoint simple à remplir
Le processus du contrat en ligne est assez simple : chacun remplit son formulaire, à tour de rôle. Lorsque les deux correspondants sont d'accord, chacun valide le formulaire de l'autre pour atteindre 100% et le contrat est considéré comme signé. Chaque correspondant peut ensuite visualiser au format PDF et imprimer le contrat complet présentant les deux formulaires côte à côte, avec la date des deux signatures.
Au cours du processus, c'est-à-dire avant d'atteindre 100%, n’hésitez pas à reprendre le dialogue avec votre correspondant en lui téléphonant ou en utilisant la fonction «Discuter» du formulaire en ligne. N’hésitez pas à discuter afin d’éclaircir tout point d’interrogation, poser une question, demander un changement.
Lorsque le processus a atteint 100%, vous pouvez revenir sur le contenu de votre contrat et faire une modification dans votre formulaire, tant que la (première) date de début de séjour n'est pas commencée. Votre correspondant sera automatiquement averti pour accepter et valider la modification.
Pour vous aider, vous trouverez dans le formulaire le symbole "Point d'Interrogation" à cliquer détaillant les différentes modalités pratiques à convenir avec votre correspondant.
Rappels de principe :
Sauf convention contraire, les factures d'électricité, gaz, eau restent à la charge des propriétaires. Chacun consomme raisonnablement ce dont il a besoin pendant l’échange; les dépenses s’équilibrent de part et d’autre. Veillez à la propreté de votre logement tant dans son ensemble que dans ses détails, notamment les sanitaires et les équipements électroménager, les rangements, les miroirs, les vitres.
Il est d’usage d’offrir en guise de bienvenue un panier garni avec les produits de votre région, voire un petit cadeau personnalisé de fabrication artisanale, ou de quoi prendre un premier repas. Si les circonstances le permettent, vous pouvez aussi vous rencontrer et partager un moment ensemble...
Si des réparations (d'une valeur supérieure à 25 euros, par exemple) s'avéraient nécessaires en cours de séjour, engagez-vous à prévenir immédiatement vos correspondants, faute de quoi vous devriez en supporter le coût.
Nous recommandons de préparer un guide d’accueil pour accompagner au mieux vos hôtes :
• «Bienvenue chez nous», sorte de guide technique de votre maison avec les consignes particulières, un plan de votre logement avec les emplacements des compteurs, extincteurs et tout autre dispositif de sécurité. Le format du classeur est assez pratique car il permet une mise à jour facile et adaptable selon vos correspondants d’échange.
• «Bienvenue dans notre région», recueil de documentations touristiques locales et régionales que vous aurez obtenues auprès de l’office de tourisme, avec une carte géographique de votre ville et/ou de votre région.
Éléments du contrat à convenir / renseigner dans le formulaire en ligne :
➠ Indiquez toutes vos coordonnées, notamment votre numéro de téléphone portable, pour vous joindre pendant l’échange.
➠ Indiquez vos dates respectives d’arrivée et de départ, ainsi que vos horaires prévus, même approximatifs.
➠ Précisez les noms et âges de tous les participants, adultes et enfants : si pendant votre échange vous êtes autorisés à recevoir, vous devez aussi mentionner le nom de vos visiteurs et la durée de leur visite dans le formulaire.
➠ Indiquez les coordonnées d’une personne à contacter sur place, en cas de nécessité en précisant sa qualité : ami, membre de votre famille ou voisin.
➠ Il est d’usage de laisser à disposition de vos invités du linge de maison propre (draps, serviettes, torchons, etc.) ainsi que les produits d’entretien. Réglez avec eux la question de savoir comment et par qui sera assuré le nettoyage du linge, en fin de séjour
➠ Prévoyez des espaces libres et laissez de façon évidente des placards, tiroirs et étagères vides pour vos invités. Rangez sous clé les objets fragiles ou de valeur, ainsi que vos effets strictement personnels.
➠ En général, chacun utilise son téléphone portable pendant l’échange ; Mais selon les circonstances du moment, des appels locaux ou nationaux avec votre téléphone fixe peuvent être effectués, de part et d’autre. En dehors des numéros d’urgence, précisez alors la nature des appels autorisés (numéros spéciaux, surtaxés, appels vers les mobiles...). Le cas échéant, arrangez-vous pour la tenue d'un registre des appels téléphoniques et de leur éventuel règlement.
➠ Si vos invités souhaitent utiliser Internet avec leur ordinateur, n’oubliez pas de leur communiquer vos codes d’accès. Si vous laissez votre ordinateur à disposition, nous vous conseillons de leur ouvrir une session «invité» / «visiteur».
➠ Indiquez la localisation et les conditions de remise des clés de votre maison, tant pour leur arrivée que pour leur départ. Si vous ne pouvez accueillir vous- mêmes vos correspondants, ou les rencontrer, un de vos amis, un membre de votre famille ou un voisin peut se charger de la remise des clés et de l'accueil. Sinon, il existe la solution de l’envoi postal sécurisé ou du mini-coffre protégé par une combinaison (code à composer que vous transmettez à vos correspondants): ce petit coffre s’installe à l’extérieur de votre maison. Par sécurité, prévoyez toujours un deuxième jeu de clés disponible en cas de perte éventuelle.
➠ Sachant que vous devez rendre le logement qui vous a été prêté dans un état identique, propre, sain et nettoyé, accordez-vous sur la question du ménage en fin de séjour, comme par exemple les services d’un personnel de nettoyage.
➠ Si vous laissez votre animal domestique, informez vos invités des soins à lui donner, de ses habitudes de vie, sans oublier de préciser que vous prévoyez de la nourriture suffisante.
➠ Il peut être judicieux d’indiquer tout appareil ou matériel spécifique que vos invités pourront utiliser : un piano, un vélo, un trampoline, une plancha, un robot ... Si nécessaire, laissez la notice d’utilisation à disposition.
➠ Enfin, le contrat d’échange vous permet de demander certains services - comme l'arrosage des plantes - ou donner certaines consignes précises - comme l’utilisation de la piscine, l’accès à un parking.
Toute l'équipe Intervac vous souhaite de bonnes vacances !
